第一节 总 则

第一条 为使学校的公文处理科学、合理、规范，使公文处理准确、及时，提高公文处理的效率和质量，根据中共中央办公厅、国务院办公厅印发《党政机关公文处理工作条例》和教育部《教育部关于印发<教育部公文处理规定>的通知》及有关规定，结合我校实际情况，制定本办法。

第二条 公文是学校在管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。

第三条 公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到准确、及时、安全。

第四条 公文处理必须符合国家有关法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密安全。

第五条 学校党政办公室（以下简称校办）是学校公文处理的管理机构，主管学校的公文处理工作，并指导全校各部门的公文处理工作。各部门要以学校名义对外发送的文件一律要经过学校办公室的审核，按发文处理程序办理。

第六条 公文处理工作应贯彻统一领导、分级管理的原则。各部门（含学院、部、中心、处、室，下同）负责人应当高度重视公文处理工作，加强对本部门公文处理工作的领导和检查。

第二节 公文种类

第七条 学校常用的公文种类主要有：

（一）决定

适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

（二）通知

适用于发布、传达要求下级机关执行和需要有关部门周知或者执行的事项，批转、转发公文。

（三）纪要

适用于记载会议主要情况和议定事项。

（四）请示

适用于向上级机关请求指示、批准。

（五）报告

适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。

（六）函

适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

（七）公告

适用于向校内外宣布重要事项或者法定事项。

（八）通告

适用于公布学校各有关方面应当遵守或者周知的事项。

（九）通报

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。  

（十）批复

适用于答复下级机关的请示事项。

（十一）意见

适用于对重要问题提出见解和处理办法。

第三节 公文格式

第八条 公文由份号、密级和保管期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、公文标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件等要素组成。

（一）涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限，其中，“绝密”“机密”级公文还应当标明份数序号。

（二）紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”“急件”。其中电报应当分别标明“特提”“特急”“加急”“平急”。

（三）学校发文标识有：“广州华夏职业学院”“广州华夏职业学院文件”“中共广州华夏职业学院委员会文件”“广州华夏职业学院工会委员会”“广州华夏职业学院办公室”“广州华夏职业学院办公室文件”等。

（四）学校发文字号包括：华夏院、华夏院办字、华夏院教字、华夏院学字、华院夏人字、华夏院财字、华夏院继字、华夏院研字、华夏院工字、华夏院函、华夏院报、华夏党、华夏党函、华夏党报等。

（五）请示、报告等上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。

（六）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

（七）主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。

（八）公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。

（九）成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发单位负责人的签发日期为准。会议通过的文件，以通过日期为准。

（十）公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。

（十一）抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其它机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。

第九条 一般情况下，公文使用的字体应统一。标题用二号方正小标宋简体，文中如有小标题可用三号黑体或楷体字，正文用三号仿宋字体。公文用纸一般使用国际标准A4型。特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。

第四节 行文规则

第十条 行文应当确有必要，注重效用，注重针对性和可操作性。

第十一条 校办经校长授权可以对外行文，各部门（处室）一般不得对外行文。各部门如需就其所主管的业务工作提出重要的指导性“意见”或作出决定，则由校办加批转发。如需布置事务性、临时性工作，可以用无机关标识的纸张印发通知等形式进行。

第十二条 确因工作需要，党政工团等组织，可按照协商一致的原则联合行文。

第十三条 “请示”应当一文一事，一般只写一个主送机关，如需同时送其它职能部门或领导，应用抄送形式，但不得同时抄送下级机关。除上级单位负责人直接交办的事项外，不得以单位名义向上级单位负责人报送“请示”“意见”和“报告”。“报告”不得夹带请示事项。

第十四条 各部门承办的相关行文（请示、报告、函等），按程序办理用印后，一律由各承办单位或部门的具体承办人负责呈报、沟通与协调，履行后续对接内容。校办做好督办工作。

第五节 发文办理

第十五条 发文办理指以本校（含各部门）名义制发公文的过程,包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发、存档等程序。

第十六条 草拟公文应当做到：

（一）符合国家、省的法律、法规及本校的有关规定。如提出的新政策、规定等，要切实可行并加以说明。

（二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

（三）公文的文种应当根据行文目的、学校或相关职能部门的职权与主送机关的行文关系确定。

（四）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。

（五）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。

（六）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1. ”，第四层为“（1）”。

（七）应当使用国家法定计量单位；同时需遵照：凡文中所称的“以上”“以下”“以内”“届满”，包括本数；所称的“不满”“超过”“以外”，不包括本数。 

（八）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

（九）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

第十七条 拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办单位应当主动与有关单位协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办单位的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，报请校领导协调或裁定。

第十八条 由职能部门草拟的公文，部门负责人应先进行审核。审核的重点是：是否确需行文；是否符合国家方针、政策和有关的法律、法规及本校的规章制度；提出的措施和办法是否切实可行；是否经有关部门协商、会签；使用文种是否恰当；文字表达是否通顺、练达；公文格式是否符合有关规定等等。

由职能部门草拟的公文，如需作较大修改，校办应提出修改意见，由职能部门修改。修改后职能部门负责人应再次审核。

第十九条 草拟以学校名义印发的公文，拟稿单位应按要求填写“广州华夏职业学院发文审批表”，拟稿部门负责人在“发文审批表”上签名确认，并送主管副校长、校长或董事长签发后，把纸质的“发文审批表”、文件的纸质版和电子文档报送校办。统一由校办做好登记、编号、用印。

已签发的文件，一般不得再作修改。确因特殊情况需要对文稿进行修改的，修改后应经签发人复审。

第二十条 公文正式印制前，校办发文人员应当进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备；附件材料是否齐全；格式是否统一、规范等。

第二十一条 公文签发后，统一由校办安排印制，印制后统一由校办分发。公文原稿由档案室集中统一存档。

第六节 收文办理

第二十二条 收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、承办、催办等程序。

第二十三条 公文办理中涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商；如有分歧，主办部门负责人要出面协商，如仍不能取得一致，可以通过校办报请校领导协商或裁定。

第二十四条 审批公文时，对有具体工作事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期。

第二十五条 送校领导批示或者交有关部门办理的公文，校办要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。

第七节 公文归档

第二十六条 公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定，及时整理（立卷）、归档。 个人不得保存应当归档的公文。

第二十七条 归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷），要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本校（部门）的主要工作情况，便于保管和利用。

第二十八条 归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案室移交。

第二十九条 拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。

第八节 公文管理

第三十条 公文由文秘人员或专职人员统一收发、用印、归档和销毁。

第三十一条 学校各部门应当建立健全本单位公文处理的有关制度。

第三十二条 上级机关的公文，除绝密级和注明不准翻印外，经校领导或者校办主任批准，可以翻印。翻印时，应当注明翻印的机关、日期、份数和印发范围。

第三十三条 公开发布上级机关公文，必须经发文机关批准。经批准公开发布的公文，同发文机关正式印发的公文具有同等效力。

第三十四条 公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印部门证明章。

第三十五条 公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。

第三十六条 不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经校领导批准，可以销毁。

第三十七条 销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。其中，销毁绝密公文（含密码电报）应当进行登记。

第三十八条 部门合并时，全部公文应当随之合并管理。部门撤销时，需要归档的公文整理（立卷）后按有关规定移交学校档案室。工作人员调离工作岗位，应当将其本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

 

第九节 附 则

第三十九条 各部门负责人对上级部门和本单位发出公文的贯彻落实情况应当进行督促检查并建立督察制度。

第四十条 本办法自发布之日起施行。

第四十一条 本办法由学校办公室负责解释。

附件1. 发文流程图

    附件2. 收文流程图